社会安全号码（ssn）使用策略

观众:

所有帕洛阿尔托大学的教职员工和学生。所有员工，包括正式员工和临时员工。所有承包商、供应商和任何其他委托SSN信息的人。

定义:

帕洛阿尔托大学的目的是保护其学生、教职员工和其他与大学有关的个人信息，防止未经授权的访问或披露，以及可能的误用或滥用。该政策的目的是建立意识，并亚洲顶级在线投注平台提供正确处理社会安全号码（SSN）信息的指导，由或代表帕洛阿尔托大学维护。

政策声明:

除非法律要求或允许，并符合本政策中概述的标准，否则不得捕获、保留、交流、传输、显示或打印全部或部分社会安全号码。

范围

该政策适用于SSN，无论其是否全部或部分维护、使用或显示，以及以任何数据格式，包括但不限于口头或书面文字、屏幕显示、电子传输、存储媒体、印刷材料、传真或其他确定的媒体。

政策的所有者

合规委员会（compliance@paloaltou.edu）

标准

1. 帕洛阿尔托大学不允许使用社会安全号作为任何系统中任何人或实体的主要标识符，除非法律要求或允许社会安全号，并且大学政策允许。
2. 在法律和大学政策允许的情况下，SSN可以作为与个人关联的机密属性存储，也可以作为可选的键来标识主标识符未知的个人。
3. 个人不应被要求在任何服务点口头或书面亚洲顶级在线投注平台提供其社会安全号码，如果他们拒绝亚洲顶级在线投注平台提供社会安全号码，也不应被拒绝获得这些服务，除非法律要求或大学政策允许收集社会安全号码。个人可以自愿领取社会保障
4. 如果他们愿意，可以编号，作为查找记录的替代方法。
5. 除非法律要求使用SSN，否则Jenzabar ID将取代SSN的使用，并将在所有未来的电子和纸质数据系统和流程中使用，以识别、跟踪和服务与大学相关的个人。大学ID将永久且唯一地与最初分配给的个人相关联。
6. 所有新开发或获得的广发体育软件都不会将SSN存储为数据元素，直到业务需求提交并由数据管理员和遵从性委员会批准。
7. 存放包含ssn的数据库或记录的服务器应该是单一用途的，在静止和传输过程中进行加密，只有系统管理员才能访问，受到批准的防火墙设备的保护，个人不应该使用这些服务器访问Internet或访问电子邮件。
8. 在可能的情况下，所有包含社会安全号的记录都应该存储在网络驱动器上，只有那些需要访问以执行合法大学工作功能的个人或实体才能访问。个人工作站、手提电脑和其他个人电脑不广发体育于储存含有ssn的记录。默认情况下，所有PAU发行的笔记本电脑都是加密的，以确保数据受到保护。
9. 所有包含ssn的可移动或可移动媒体（例如，纸质表格、报告、磁带、cd、USB驱动器等）在不使用时必须加以保护。合理的安全措施取决于具体情况，但可能包括上锁的档案室、办公桌和橱柜。
10. 根据适用的文件保留政策或除非法律要求，当不再需要时，包含ssn的纸质文件和电子媒体将被销毁或处置，使用旨在防止后续使用或恢复信息的方法。
11. 只有在法律允许或要求的情况下，或在个人或实体的明确书面许可下，或在总法律顾问批准的情况下，才能向大学以外的实体发布ssn。
12. 大学将根据工作职能的需要，限制查阅载有社会编号的记录的个人。允许访问社会编号的个人将由其管理人员或指定的代表指导如何妥善处理和保护这些数据。

过程

各个业务单位负责开发、记录和实施适用的程序，以实现这一政策。程序须经合规委员会审查。

社会安全号码的核准用途

处理工资单及其他人力资源职能，包括福利登记及处理、税务申报、失业申报、工人补偿、大学礼品或服务（如停车费等）的直接存款及工资单扣除。	根据《国内税收法》第3402(f)(2)(A)和6109条及其法规的要求
用于学生录取和注册，并作为学生人口统计记录的一部分，包括协调从一所教育机构到另一所教育机构的过渡。	根据1965年高等教育法（HEA）第483条和第484条的要求
用于奖学金和经济援助，包括联邦法律要求的经济援助报告，经济援助交易和联邦勤工俭学。注意，所有贷款申请都使用SSN。	根据1965年高等教育法（HEA）第483条和第484条的要求